Portaria CG - 14, de 11/08/2022

Publicado em 13/08/2022 | Sancionado em 11/08/2022

Ementa

Reestrutura a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA e designa seus membros

Status

Não possui nenhuma modificação vigente.

Texto Integral

O CHEFE DE GABINETE DA SECRETARIA DE AGRICULTURA E ABASTECIMENTO, no uso de suas atribuições legais, e
CONSIDERANDO o engajamento da Secretaria de Agricultura e Abastecimento para com a política de gestão documental e acesso à informação, visando à aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, em conformidade com as disposições da Constituição Federal art. 216, § 2º, dos Decretos nº 22.789, de 19 de outubro de 1984, nº 29.838, de 18 de abril de 1989, nº 48.897, de 27 de agosto de 2004, nº 58.052, de 16 de maio de 2012;
CONSIDERANDO a oficialização da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades Fim da Pasta;
CONSIDERANDO o disposto no Decreto Estadual nº 64.355, de 31 de julho de 2019, que institui o Programa SP Sem Papel;
CONSIDERANDO o disposto na Resolução SAA nº 31, de 04 de setembro de 2019, que define procedimentos referentes à documentação física e digital;
CONSIDERANDO o Decreto estadual n° 66.417, de 30 de dezembro de 2021, que reorganiza a Secretaria de Agricultura e Abastecimento; e
CONSIDERANDO a necessidade de tornar mais eficiente a gestão documental, bem como a racionalização e otimização dos recursos públicos disponíveis, para maior efetividade das atividades da Pasta,
DECIDE:
Artigo 1° - Reestruturar a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, diretamente vinculada a Chefia de Gabinete, conforme disposto no inciso XII, artigo 5º, do Decreto estadual n° 66.417/2021, que reorganiza a Secretaria de Agricultura e Abastecimento e dá providências correlatas, designando para sua composição os seguintes servidores:
I - Aldizio Muniz do Nascimento Junior, RG: 45.864.925-9;
II - Irene Barbosa de Moura, RG: 19.174.444;
III - Karina Freitas Araújo, RG: 34.990.584-8;
IV - Maristela Vanzolin Maia, RG: 15.787.598-2;
V - Mayla Cristina Ignácio Miranda, RG: 47.120.795-0;
VI - Sidney Faile Ucella, RG: 30.661.614-2;
VII - Vanessa Tomazoli Richter, RG: 34.345.915-7, e
VIII - Viviane Aparecida dos Santos Doreto, RG: 33.438.087-X.
Parágrafo único - A coordenação dos trabalhos da comissão ficará a cargo do representante indicado no inciso I, deste artigo, cuja substituição será exercida, nos casos de afastamentos ou impedimentos legais, pela servidora indicada no inciso VII.
Artigo 2° - A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso tem as seguintes atribuições:
I - Quanto à política de gestão documental:
a) atuar como interlocutora da Unidade do Arquivo Público do Estado, da Secretaria de Governo, por meio de seu Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, de modo a disseminar as normas e procedimentos técnicos em seu âmbito de atuação, solicitando orientação sempre que necessário;
b) orientar a implementação da política de gestão documental e efetiva aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos, inclusive em relação aos documentos digitais;
c) comunicar ao Arquivo Público do Estado a existência de outros documentos de arquivo não indicados no “Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio” para sua inclusão, bem como a necessidade de elaboração de normas e procedimentos que se fizerem necessários para o aperfeiçoamento da gestão documental no órgão;
d) planejar a revisão periódica do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim;
e) coordenar a eliminação de documentos em conformidade com as determinações do Decreto nº 48.897/2004 e da Instrução Normativa APE/SAESP nº 02, de 02/12/2010, fazendo publicar no Diário Oficial os devidos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos,
f) propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação, nos termos da legislação vigente.
II - Quanto à política de acesso:
a) orientar a gestão transparente dos documentos, dados e informações do órgão, visando assegurar o amplo acesso e divulgação;
b) manifestar-se sobre os prazos mínimos de restrição de acesso aos documentos, dados ou informações pessoais,
c) atuar como instância consultiva do Secretário da Pasta, sempre que provocada, sobre os recursos interpostos relativos às solicitações de acesso a documentos, dados e informações não atendidas ou indeferidas.
III - Informar ao Secretário da Pasta a previsão de necessidades orçamentárias, bem como encaminhar relatórios periódicos sobre o andamento dos trabalhos,
IV - Manter registros de seus trabalhos e, quando for o caso, das subcomissões no Dossiê relativo aos Trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, contemplado na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio, oficializada pelo Decreto nº 48.898/2004, atualizada pelo Decreto nº 63.382/2018.
Artigo 3º - Para o perfeito cumprimento de suas atribuições, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA deverá se reunir periodicamente e poderá convocar servidores que possam contribuir com seus conhecimentos e experiências, bem como constituir subcomissões e grupos de trabalho.
Artigo 4º - Havendo subcomissões, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA deverá propor a sua reestruturação sempre que necessário, bem como prestar orientação técnica, analisar e aprovar a Relação de Eliminação de Documentos, publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos e designar um membro da subcomissão para acompanhar a fragmentação e lavrar o Termo de Eliminação de Documentos.
Artigo 5º - A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA deverá consultar a Consultoria Jurídica quanto à definição de prazos de guarda e destinação dos documentos das atividades-fim, para sua posterior aprovação pela Unidade do Arquivo Público do Estado.
Artigo 6º - Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio ou das Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim dos órgãos da Administração Pública Estadual será realizada mediante autorização da Unidade do Arquivo Público do Estado, conforme Decreto nº 48.897/2004.
Artigo 7° - O trabalho na Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA não implicará o recebimento de qualquer remuneração adicional e será prestado sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos ou funções de seus integrantes e será considerado como de serviço público relevante.
Artigo 8º - Sempre que houver alteração na composição da CADA, deverá ser providenciada sua reestruturação.
Artigo 9º - Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação (SAA-PRC-2019/01719).

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