Portaria do Chefe de Gabinete, de 08-02-2021

Publicado em 11/02/2021 | Sancionado em 08/02/2021

Ementa

Disciplina os procedimentos para documentos compostos na forma híbrida

Status

Não possui nenhuma modificação vigente.

Texto Integral

O Chefe de Gabinete da Secretaria de Agricultura e Abastecimento,
Considerando a necessidade de tornar mais eficiente a gestão documental, bem como a racionalização e otimização dos recursos públicos disponíveis, para maior efetividade das atividades da Pasta;
Considerando a necessidade de substituir gradativamente a produção e tramitação de documentos para formato digital;
Considerando o Decreto estadual 64.355/2019, que institui o Programa SP Sem Papel;
Considerando a Resolução SAA 31, de 4/9/2019, que institui o grupo gestor responsável pelo Programa SP Sem Papel, designa seus membros e define procedimentos referentes a documentação física e digital;
Considerando a Resolução SAA 18, de 23/3/2020, que dispõe sobre o regime de teletrabalho no âmbito da Secretaria de Agricultura e Abastecimento; e
Considerando o engajamento da Secretaria de Agricultura e Abastecimento com a consolidação do Programa SP Sem Papel e da Política Pública de Gestão Documental e Acesso a Informação no âmbito da Administração Pública estadual, decide:
Artigo 1° - Os processos físicos com previsão de encerramento superior a 1 mês devem ter seu volume físico encerrado e aberto um volume digital, tornando-se híbrido.
Parágrafo único - Para fins desta Portaria, considera-se documento hibrido o conjunto conceitualmente indivisível de documentos digitais e não digitais reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão.
Artigo 2° - Para tornar o documento híbrido deverão ser observados pelas respectivas unidades os seguintes procedimentos:
I - autuação do processo ou documento composto no SP Sem Papel com o mesmo assunto e interessado do volume físico;
II - no ato do cadastro do volume digital informar no campo \\\"número de referência\\\", o número e ano do processo físico;
III - inserir o \\\"Termo de Encerramento de Volume Físico\\\", no volume físico, preenchido conforme modelo constante do Anexo I;
IV - alterar o assunto do volume físico no AGRIdoc, acrescentando o número do volume digital,
V - inserir como primeira folha do volume digital o \\\"Termo de Abertura de Volume Digital\\\", produzido de forma digital.
Artigo 3° - Após a inclusão do Termo de Abertura de Volume Digital, o volume digital poderá seguir tramitando normalmente.
Parágrafo único - Quando necessário, o volume digital poderá receber peças essenciais do volume físico a fim de embasar sua continuidade no volume digital.
Artigo 4° - São competentes para solicitar autuação do processo (volume híbrido) as autoridades enumeradas no item 6.1.1.1 do Anexo a que se refere o artigo 1º do Decreto 60.334/2014, que aprova o Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo para a Administração Pública do Estado de São Paulo, e dá providências correlatas.
Artigo 5° - A área de Recursos Humanos deverá observar as seguintes particularidades, referentes ao volume digital:
I - designação/cessação (Pro-Labore):
a) para nova designação ou cessação, acrescentar os atos (resolução/portaria/publicação) da designação anterior ao início dos autos e dar continuidade ao procedimento.
II - participação em Evento Técnico-Científico):
a) para as viagens nacionais os processos devem conter uma declaração da autoridade que estiver autuando o volume digital, informando se o interessado cumpriu o determinado no Decreto 52.322/69, referente ao último afastamento realizado, conforme Anexo II.
III - processo de mobilidade funcional:
a) inserir no volume digital os atos (portaria e publicação) das mobilidades anteriores realizadas pelo servidor.
IV - licença saúde:
a) gerar no site do Departamento de Perícias Médicas do Estado (eSisla) o histórico de licenças do servidor e incluir ao volume digital.
V - gratificação de representação, substituição eventual, licença-gestante e outras licenças:
a) mencionar o número do volume físico no campo \\\"número de referência\\\",
b) anexar o termo de abertura de volume digital e prosseguir com os documentos habituais, não sendo necessário acrescentar documentos anteriores.
VI - adicional de insalubridade:
a) atender integralmente o Comunicado DPME 765, DE 05-10-2017, anexando os seguintes documentos:
1 - requerimento para concessão do adicional de insalubridade;
2 - cópia do RG;
3 - cópia do CPF;
4 - cópia do ato de nomeação;
5 - cópia da publicação em Diário Oficial do ato de nomeação;
6 - cópia do ato que levou à solicitação de concessão ou revisão (transferência, cessação, designação),
7 - laudo de insalubridade.
VII - para os casos de revisão, acrescentar cópias dos seguintes documentos:
a) dos 02 últimos demonstrativos de pagamento;
b) do apostilamento de concessão do adicional de insalubridade, e
c) do último laudo de insalubridade.
VIII - Contagem de Tempo de Contribuição - PUCT e prontuário:
a) deverão ser mantidos em uso os volumes físico e digital,
b) os mesmos deverão conter uma declaração de prontuário/PUCT híbrido, conforme modelo no ANEXO III.
§1º - Documentos gerados digitalmente que não tenham processos específicos deverão ser juntados ao prontuário e/ou PUCT digital (SP Sem Papel).
§2º - Para os processos de contagem de tempo de contribuição híbridos deverão ser observados os documentos mencionados na Portaria do Diretor Presidente 102, de 28-02-2014 da SPPREV.
IX - incorporação de décimos:
a) caso haja necessidade de revisão das incorporações, deverão ser anexadas todas as publicações e apostilas de incorporações, bem como requerimento, certidão e deferimento do último décimo incorporado.
X - requerimentos:
a) as solicitações de faltas abonadas, licença-prêmio, entre outras, deverão ser realizadas no Sistema SP Sem Papel, porém, devem constar os superiores imediatos como consignatários, sendo obrigatória a assinatura eletrônica,
b) os documentos gerados deverão ser anexados ao prontuário digital e/ou processos específicos, observando que o Sistema SP SEM PAPEL possui modelos específicos de documentos.
XI - afastamento para pós - graduação:
a) autuar \\\"processo de afastamentos ou licenças\\\", com o Assunto: \\\"Afastamentos para Pós Graduação\\\",
b) incluir os seguintes documentos:
1 - certificado de conclusão do afastamento anterior;
2 - declaração do responsável que estiver atuando o híbrido informando se o interessado cumpriu integralmente o determinado no Decreto 52.322/69 (Anexo IV), e
3 - os demais documentos referentes a nova solicitação.
Artigo 6° - O volume físico permanecerá arquivado na unidade produtora até o encerramento do volume digital, e ambos serão encerrados ao mesmo tempo.
§1º - A tramitação conjunta não é obrigatória, no entanto, se necessário, o volume físico poderá tramitar para subsidiar o digital.
§2º - O volume físico dos documentos da área de Recursos Humanos ficará arquivado na unidade do servidor até o encerramento do volume digital.
Artigo 7°- Após o encerramento, o volume digital deve ser tramitado para a unidade \\\"Arquivo Geral Intermediário\\\" no SP Sem Papel e o volume físico para a unidade de arquivo por meio do AGRIdoc.
Artigo 8º - Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Anexo I
Termo de Encerramento de Volume Físico
Nesta data, em atendimento à solicitação de (indicar nome, cargo e unidade da autoridade competente que solicitou o encerramento do volume)_________________________________________ e ao disposto no Decreto 64.355/2019, de 31-07-2019, procedeu-se o encerramento do volume(s) físico(s) do documento sob n._____________ que passará a ser tramitado com a abertura do volume, agora digital, sob n. ____________.
Observação: Nenhum despacho ou documento poderá ser juntado a este volume, que receberá o termo de encerramento de documento quando este for encerrado no Portal sem Papel.
Os processos físicos abertos até a data de implantação do sem Papel não deverão ser digitalizados.
Cidade, XX de XXX de 202X
______________________________________________
Carimbo e assinatura do servidor que realizou o procedimento

Anexo II
Declaração
Declaramos, que o(a) Senhor(a) Nome:, RG, Cargo/Categoria: ., atendeu o que determina o Artigo 5º, do Decreto 52.322/69:
Decreto 52.322/69 - Artigo 5.º - O funcionário beneficiado fica obrigado, dentro de 30 (trinta) dias a partir do termino do afastamento, a comprovar sua participação no congresso ou certame, mediante apresentação de atestado ou certificado de frequência fornecido pela entidade patrocinadora, bem como de relatório dos trabalhos ou atividades desenvolvidos durante a realização do conclave.
Assim sendo, o(a) interessado(a) está apto para nova solicitação de afastamento para participação em Evento Técnico-Científico.
Cidade, XX de XXX de 202X
Assinatura do responsável pela área competente

Anexo III
Declaração
Declaro que o (a) servidor (a) ______, classificada no ___________, possui o prontuário XXXX/XXXX (físico) e em razão do Decreto 64.355/19, onde institui o Programa SP Sem Papel, na data de hoje passa ter o prontuário SAA-PRT-202X/XXXXX (digital), sendo assim, tornam-se os mesmos como híbridos.
Cidade, XX de XXX de 202X
Assinatura do responsável pelo subsetorial de RH

Anexo IV
Declaração
Declaramos, que o(a) Senhor(a) Nome:, RG, Cargo/Categoria:, atendeu integralmente o que determina o Decreto 52.322/69, assim sendo, o(a) interessado(a) está apto para realizar nova solicitação de Afastamentos para Pós Graduação.
Cidade, XX de XXX de 202X
Assinatura do responsável pela área competente

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