Secretaria de Agricultura e Abastecimento

Coordenadoria de Defesa Agropecuária
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Portaria do Chefe de Gabinete, de 08-02-2021

Publicado em 11/02/2021 | Sancionado em 08/02/2021

Ementa

Disciplina os procedimentos para documentos compostos na forma híbrida

Status

Não possui nenhuma modificação vigente.

Texto Integral

O Chefe de Gabinete da Secretaria de Agricultura e Abastecimento,
Considerando a necessidade de tornar mais eficiente a gestão documental, bem como a racionalização e otimização dos recursos públicos disponíveis, para maior efetividade das atividades da Pasta;
Considerando a necessidade de substituir gradativamente a produção e tramitação de documentos para formato digital;
Considerando o Decreto estadual 64.355/2019, que institui o Programa SP Sem Papel;
Considerando a Resolução SAA 31, de 4/9/2019, que institui o grupo gestor responsável pelo Programa SP Sem Papel, designa seus membros e define procedimentos referentes a documentação física e digital;
Considerando a Resolução SAA 18, de 23/3/2020, que dispõe sobre o regime de teletrabalho no âmbito da Secretaria de Agricultura e Abastecimento; e
Considerando o engajamento da Secretaria de Agricultura e Abastecimento com a consolidação do Programa SP Sem Papel e da Política Pública de Gestão Documental e Acesso a Informação no âmbito da Administração Pública estadual, decide:
Artigo 1° - Os processos físicos com previsão de encerramento superior a 1 mês devem ter seu volume físico encerrado e aberto um volume digital, tornando-se híbrido.
Parágrafo único - Para fins desta Portaria, considera-se documento hibrido o conjunto conceitualmente indivisível de documentos digitais e não digitais reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão.
Artigo 2° - Para tornar o documento híbrido deverão ser observados pelas respectivas unidades os seguintes procedimentos:
I - autuação do processo ou documento composto no SP Sem Papel com o mesmo assunto e interessado do volume físico;
II - no ato do cadastro do volume digital informar no campo \\\"número de referência\\\", o número e ano do processo físico;
III - inserir o \\\"Termo de Encerramento de Volume Físico\\\", no volume físico, preenchido conforme modelo constante do Anexo I;
IV - alterar o assunto do volume físico no AGRIdoc, acrescentando o número do volume digital,
V - inserir como primeira folha do volume digital o \\\"Termo de Abertura de Volume Digital\\\", produzido de forma digital.
Artigo 3° - Após a inclusão do Termo de Abertura de Volume Digital, o volume digital poderá seguir tramitando normalmente.
Parágrafo único - Quando necessário, o volume digital poderá receber peças essenciais do volume físico a fim de embasar sua continuidade no volume digital.
Artigo 4° - São competentes para solicitar autuação do processo (volume híbrido) as autoridades enumeradas no item 6.1.1.1 do Anexo a que se refere o artigo 1º do Decreto 60.334/2014, que aprova o Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo para a Administração Pública do Estado de São Paulo, e dá providências correlatas.
Artigo 5° - A área de Recursos Humanos deverá observar as seguintes particularidades, referentes ao volume digital:
I - designação/cessação (Pro-Labore):
a) para nova designação ou cessação, acrescentar os atos (resolução/portaria/publicação) da designação anterior ao início dos autos e dar continuidade ao procedimento.
II - participação em Evento Técnico-Científico):
a) para as viagens nacionais os processos devem conter uma declaração da autoridade que estiver autuando o volume digital, informando se o interessado cumpriu o determinado no Decreto 52.322/69, referente ao último afastamento realizado, conforme Anexo II.
III - processo de mobilidade funcional:
a) inserir no volume digital os atos (portaria e publicação) das mobilidades anteriores realizadas pelo servidor.
IV - licença saúde:
a) gerar no site do Departamento de Perícias Médicas do Estado (eSisla) o histórico de licenças do servidor e incluir ao volume digital.
V - gratificação de representação, substituição eventual, licença-gestante e outras licenças:
a) mencionar o número do volume físico no campo \\\"número de referência\\\",
b) anexar o termo de abertura de volume digital e prosseguir com os documentos habituais, não sendo necessário acrescentar documentos anteriores.
VI - adicional de insalubridade:
a) atender integralmente o Comunicado DPME 765, DE 05-10-2017, anexando os seguintes documentos:
1 - requerimento para concessão do adicional de insalubridade;
2 - cópia do RG;
3 - cópia do CPF;
4 - cópia do ato de nomeação;
5 - cópia da publicação em Diário Oficial do ato de nomeação;
6 - cópia do ato que levou à solicitação de concessão ou revisão (transferência, cessação, designação),
7 - laudo de insalubridade.
VII - para os casos de revisão, acrescentar cópias dos seguintes documentos:
a) dos 02 últimos demonstrativos de pagamento;
b) do apostilamento de concessão do adicional de insalubridade, e
c) do último laudo de insalubridade.
VIII - Contagem de Tempo de Contribuição - PUCT e prontuário:
a) deverão ser mantidos em uso os volumes físico e digital,
b) os mesmos deverão conter uma declaração de prontuário/PUCT híbrido, conforme modelo no ANEXO III.
§1º - Documentos gerados digitalmente que não tenham processos específicos deverão ser juntados ao prontuário e/ou PUCT digital (SP Sem Papel).
§2º - Para os processos de contagem de tempo de contribuição híbridos deverão ser observados os documentos mencionados na Portaria do Diretor Presidente 102, de 28-02-2014 da SPPREV.
IX - incorporação de décimos:
a) caso haja necessidade de revisão das incorporações, deverão ser anexadas todas as publicações e apostilas de incorporações, bem como requerimento, certidão e deferimento do último décimo incorporado.
X - requerimentos:
a) as solicitações de faltas abonadas, licença-prêmio, entre outras, deverão ser realizadas no Sistema SP Sem Papel, porém, devem constar os superiores imediatos como consignatários, sendo obrigatória a assinatura eletrônica,
b) os documentos gerados deverão ser anexados ao prontuário digital e/ou processos específicos, observando que o Sistema SP SEM PAPEL possui modelos específicos de documentos.
XI - afastamento para pós - graduação:
a) autuar \\\"processo de afastamentos ou licenças\\\", com o Assunto: \\\"Afastamentos para Pós Graduação\\\",
b) incluir os seguintes documentos:
1 - certificado de conclusão do afastamento anterior;
2 - declaração do responsável que estiver atuando o híbrido informando se o interessado cumpriu integralmente o determinado no Decreto 52.322/69 (Anexo IV), e
3 - os demais documentos referentes a nova solicitação.
Artigo 6° - O volume físico permanecerá arquivado na unidade produtora até o encerramento do volume digital, e ambos serão encerrados ao mesmo tempo.
§1º - A tramitação conjunta não é obrigatória, no entanto, se necessário, o volume físico poderá tramitar para subsidiar o digital.
§2º - O volume físico dos documentos da área de Recursos Humanos ficará arquivado na unidade do servidor até o encerramento do volume digital.
Artigo 7°- Após o encerramento, o volume digital deve ser tramitado para a unidade \\\"Arquivo Geral Intermediário\\\" no SP Sem Papel e o volume físico para a unidade de arquivo por meio do AGRIdoc.
Artigo 8º - Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Anexo I
Termo de Encerramento de Volume Físico
Nesta data, em atendimento à solicitação de (indicar nome, cargo e unidade da autoridade competente que solicitou o encerramento do volume)_________________________________________ e ao disposto no Decreto 64.355/2019, de 31-07-2019, procedeu-se o encerramento do volume(s) físico(s) do documento sob n._____________ que passará a ser tramitado com a abertura do volume, agora digital, sob n. ____________.
Observação: Nenhum despacho ou documento poderá ser juntado a este volume, que receberá o termo de encerramento de documento quando este for encerrado no Portal sem Papel.
Os processos físicos abertos até a data de implantação do sem Papel não deverão ser digitalizados.
Cidade, XX de XXX de 202X
______________________________________________
Carimbo e assinatura do servidor que realizou o procedimento

Anexo II
Declaração
Declaramos, que o(a) Senhor(a) Nome:, RG, Cargo/Categoria: ., atendeu o que determina o Artigo 5º, do Decreto 52.322/69:
Decreto 52.322/69 - Artigo 5.º - O funcionário beneficiado fica obrigado, dentro de 30 (trinta) dias a partir do termino do afastamento, a comprovar sua participação no congresso ou certame, mediante apresentação de atestado ou certificado de frequência fornecido pela entidade patrocinadora, bem como de relatório dos trabalhos ou atividades desenvolvidos durante a realização do conclave.
Assim sendo, o(a) interessado(a) está apto para nova solicitação de afastamento para participação em Evento Técnico-Científico.
Cidade, XX de XXX de 202X
Assinatura do responsável pela área competente

Anexo III
Declaração
Declaro que o (a) servidor (a) ______, classificada no ___________, possui o prontuário XXXX/XXXX (físico) e em razão do Decreto 64.355/19, onde institui o Programa SP Sem Papel, na data de hoje passa ter o prontuário SAA-PRT-202X/XXXXX (digital), sendo assim, tornam-se os mesmos como híbridos.
Cidade, XX de XXX de 202X
Assinatura do responsável pelo subsetorial de RH

Anexo IV
Declaração
Declaramos, que o(a) Senhor(a) Nome:, RG, Cargo/Categoria:, atendeu integralmente o que determina o Decreto 52.322/69, assim sendo, o(a) interessado(a) está apto para realizar nova solicitação de Afastamentos para Pós Graduação.
Cidade, XX de XXX de 202X
Assinatura do responsável pela área competente

Aviso Legal

Este texto não substitui o publicado no D.O. (origem) de (data de publicação).

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