Portaria CG - 08, de 18/11/2024

Publicado em 19/11/2024 | Sancionado em 18/11/2024

Ementa

Reestrutura a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA e designa seus membros.

Status

• Revoga Portaria CG - 14, de 11/08/2022

Texto Integral

A CHEFE DE GABINETE DA SECRETARIA DE AGRICULTURA E ABASTECIMENTO, no uso de suas atribuições legais,

Considerando a importância de se implementar a política de gestão documental nos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, visando à elaboração e à aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, em conformidade com as disposições da Constituição Federal, art. 216, § 2º, dos Decretos nº 22.789, de 19 de outubro de 1984, nº 29.838, de 18 de abril de 1989, nº 48.897, de 27 de agosto de 2004 e nº 67.641, de 10 de abril de 2023;

Considerando a implementação da política de gestão documental como condição preponderante e necessária para assegurar o acesso à informação, em conformidade com as disposições do Decreto nº 68.155, de 09 de dezembro de 2023, que regulamenta a Lei Federal de nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso à informação e define procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual e pelas entidades sem fins lucrativos que recebam recursos públicos estaduais para a realização de atividades de interesse público;

DECIDE:

Artigo 1° - Reestruturar a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, diretamente vinculada a Chefia de Gabinete, do Gabinete do Secretário, conforme Decreto estadual n° 66.417/2021, designando os seguintes servidores, sob a coordenação do primeiro nomeado:

I - Vanessa Tomazoli Richter, RG: 34.345.915-7, Departamento de Gestão Documental;

II – Irene Barbosa de Moura, RG: 19.174.444, Centro de Gestão Documental;

III - Karina Freitas Araújo, RG: 34.990.584-8, Fundo de Desenvolvimento Econômico e Social do Pontal do Paranapanema;

IV – Kelly Cristina do Nascimento Corradi, RG: 21.420.732-8, Centro de Gestão Documental;

V – Maristela Vanzolin Maia, RG: 15.787.598-2, Centro de Atividades Administrativas de Orlândia;

VI – Mayla Cristina Ignácio Miranda, RG: 47.120.795-0, Centro de Protocolo e Arquivo;

VII – Nathália Paola Canto Pereira Torrezani, RG: 47.170.739-9, Coordenadoria de Recursos Humanos;

VIII - Renata Ventura, RG: 22.416.751-0, Centro de Atividades Administrativas de Bauru;

IX - Sidney Faile Ucella, RG: 30.661.614-2, Centro de Gestão Documental;

X – Stefany Cristina da Silva Machado, RG: 59.445.639-3, Centro de Protocolo e Arquivo;

XI - Viviane Aparecida dos Santos Doreto, RG: 33.438.087-X, Coordenadoria de Assistência Técnica Integral.

Parágrafo único - A coordenação dos trabalhos da comissão ficará a cargo do representante indicado no inciso I, deste artigo, cuja substituição será exercida, nos casos de afastamentos ou impedimentos legais, pelo servidor indicado no inciso VI.

Artigo 2° - A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA tem as seguintes atribuições:

I - Quanto à política de gestão documental:

a) Atuar como interlocutora da Unidade do Arquivo Público do Estado, da Secretaria de Gestão e Governo Digital, por meio de seu Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - DGSAESP, de modo a disseminar as normas e procedimentos técnicos em seu âmbito de atuação, solicitando orientação sempre que necessário;

b) Elaborar proposta de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos relativos às atividades-fim da Secretaria, em conformidade com as orientações do Departamento de Gestão do SAESP, caso o órgão ainda não tenha oficializado seus instrumentos de gestão documental;

c) Orientar a implementação da política de gestão documental e efetiva aplicação dos Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, inclusive em relação aos documentos digitais;

d) Consultar, em caso de dúvida, a Procuradoria Geral do Estado acerca das ações judiciais encerradas ou em curso nas quais a Fazenda Estadual figure como autora ou ré, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos;

e) Comunicar ao Arquivo Público do Estado a existência de outros documentos de arquivo não indicados no “Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio” para sua inclusão, bem como a necessidade de elaboração de normas e procedimentos que se fizerem necessários para o aperfeiçoamento da gestão documental no órgão;

f) Planejar a revisão periódica do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim;

g) Coordenar a eliminação de documentos em conformidade com as determinações do Decreto nº 48.897/2004 e da Instrução Normativa APE/SAESP nº 02/2010, fazendo publicar no Diário Oficial os devidos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos;

h) Propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação, nos termos da legislação vigente, em especial a Instrução Normativa APE/SAESP nº 03/2015;

i) Coordenar os processos de recolhimento e transferência de documentos ao Arquivo Público do Estado, nos termos da Instrução Normativa APE/SAESP nº 02/2010;

j) Acompanhar a implantação, a execução e a manutenção do ambiente digital de gestão documental;

k) Modelar os documentos digitais das atividades-fim do órgão.

II - Quanto à política de acesso:

a) Orientar a gestão transparente dos documentos, dados e informações da Pasta visando assegurar o amplo acesso e divulgação;

b) Assessorar a autoridade competente quanto à classificação de informação em grau de sigilo;

c) Elaborar e encaminhar à autoridade máxima do órgão ou entidade o rol anual de informações classificadas e o rol anual de informações desclassificadas, para publicação;

d) Propor o destino final das informações desclassificadas, indicando aquelas para guarda permanente.

III - Informar à Chefia de Gabinete a previsão de necessidades orçamentárias, bem como encaminhar relatórios periódicos sobre o andamento dos trabalhos;

IV - Manter registros de seus trabalhos e, quando for o caso, das subcomissões, no Dossiê relativo aos trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, sob o código de classificação 006.01.06.07 da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio;

§ 1º - Para o perfeito cumprimento de suas atribuições, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA deverá se reunir periodicamente e poderá convocar servidores que possam contribuir com seus conhecimentos e experiências, bem como constituir subcomissões e grupos de trabalho.

§ 2º - Havendo subcomissões, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA deverá propor a sua reestruturação sempre que necessário, bem como prestar orientação técnica, analisar e aprovar a Relação de Eliminação de Documentos, publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos e designar um membro da subcomissão ou representante para acompanhar a fragmentação e lavrar o Termo de Eliminação de Documentos.

Artigo 3º - Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio ou das Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual será realizada mediante autorização da Unidade do Arquivo Público do Estado.

Artigo 4° - O trabalho na Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA não implicará o recebimento de qualquer remuneração adicional e será prestado sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos ou funções de seus integrantes e será considerado como de serviço público relevante.

Artigo 5º - Sempre que houver alteração na composição da CADA deverá ser providenciada sua reestruturação.

Artigo 6º - Esta Resolução entra em vigor na data da sua publicação, revogando a Portaria CG nº 14 de 11 de agosto de 2022 e disposições em contrário.

(SEI 007.00045176/2023-06)

Aviso Legal

Este texto não substitui o publicado no D.O. (origem) de (data de publicação).

Os textos legais disponíveis no site são meramente informativos e destinados a consulta / pesquisa, sendo imprópria sua utilização em ações judiciais.